Polityka przetwarzania danych osobowych

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING” przywiązuje szczególną wagę do ochrony danych osobowych podczas ich przetwarzania i z szacunkiem podchodzi do praw osób, których dane dotyczą.
Przyjęcie niniejszej Polityki przetwarzania danych osobowych (zwanej dalej „Polityką”) jest jednym z działań podejmowanych przez „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING” w celu ochrony danych.

1.2. Polityka wyjaśnia osobom, których dane dotyczą, w jaki sposób i w jakich celach ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane lub przetwarzane w inny sposób, a także określa przysługujące im prawa i mechanizmy ich realizacji.
Polityka nie ma zastosowania do:

Przetwarzania danych osobowych w ramach stosunku pracy i procedur administracyjnych (dotyczących obecnych i byłych pracowników);
Monitoringu wizyjnego;
Przetwarzania plików cookies na stronie internetowej „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING”.

1.3. Adres korespondencyjny „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING”:
Sp. z o.o. ul. Grunwaldzka 10/1, 31-526 Kraków
NIP: 6751791005, REGON: 527001454
Strona internetowa: https://psycons.org

1.4. Terminy użyte w niniejszej Polityce mają znaczenie nadane im w obowiązujących przepisach prawa.
1.5. „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING” przetwarza wyłącznie te dane osobowe, które są niezbędne do realizacji określonych celów, unikając ich nadmiernego gromadzenia.

2. CELE, KATEGORIE OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ, PRZETWARZANE DANE, PODSTAWY PRAWNE I OKRESY PRZETWARZANIA

„INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING” przetwarza dane osobowe w celach, zakresie, na podstawach prawnych i przez okresy określone dla każdej kategorii osób w Załączniku 1 do niniejszej Polityki.

3. OSOBY UPOWAŻNIONE. PRZENOSZENIE DANYCH ZA GRANICĘ

3.1. „INSTITUTE OF PSYCHOTHERAPY AND CONSULTING” powierza przetwarzanie danych osobowych upoważnionym podmiotom.
Ich wykaz znajduje się w Załączniku 2 do niniejszej Polityki.

3.2. Przenoszenie danych za granicę odbywa się w celu utrzymania komunikacji poprzez media społecznościowe (Instagram, TikTok, Telegram, YouTube).
Może być realizowane, jeśli:
3.2.1. Kraj docelowy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych (bez ograniczeń, gdy pozwalają na to przepisy);
3.2.2. Kraj docelowy nie zapewnia odpowiedniej ochrony, ale transfer jest dopuszczalny na podstawie art. 9 ustawy, m.in. gdy:

Osoba, której dane dotyczą, wyraziła świadomą zgodę (po poinformowaniu o ryzykach);
Dane są publicznie dostępne w Internecie;
Przetwarzanie jest konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych.

4. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

4.1. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
4.1.1. Wycofania zgody (jeśli przetwarzanie było na niej oparte). Nie dotyczy przypadków, gdy przetwarzanie wynika z przepisów prawa lub umowy.
4.1.2. Żądania informacji o przetwarzaniu swoich danych, w tym:

Adresu Instytutu;
Potwierdzenia przetwarzania;
Przetwarzanych danych i ich źródła;
Podstawy prawnej i celu przetwarzania;
Okresu przechowywania (jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie);
Dane osób upoważnionych.
4.1.3. Sprostowania niekompletnych lub nieaktualnych danych (z dostarczeniem dokumentów potwierdzających).
4.1.4. Bezpłatnego dostępu do informacji o udostępnianiu danych osobom trzecim (raz w roku).
4.1.5. Żądania usunięcia danych, jeśli brak jest podstawy do ich przetwarzania.
4.1.6. Wniesienia sprzeciwu wobec niezgodnych z prawem działań.

4.2. Aby skorzystać z praw, należy złożyć pisemne żądanie na adres Instytutu (patrz pkt 1.3), zawierające:

Imię, nazwisko, adres, datę urodzenia;
Szczegóły żądania;
Numer PESEL/dowodu (jeśli wcześniej podany);
Podpis odręczny lub elektroniczny.
Żądania wysłane e-mailem/telefonicznie nie będą rozpatrywane.

4.3. W sprawach związanych z ochroną danych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: [email protected].

Cele przetwarzania danych osobowych	Kategorie podmiotów danych osobowych, których dane są przetwarzane	Wykaz przetwarzanych danych osobowych	Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych	Okres przechowywania danych osobowych
Rozpatrywanie wniosków.	1. Osoby, które wniosły odwołanie.2. Inne osoby, których dane osobowe wskazano we wniosku.	Nazwisko, imię, nazwisko rodowe, adres zamieszkania (miejsca pobytu), treść wniosku, inne dane osobowe podane we wniosku.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych	5 lat.
Realizacja programów edukacyjnych służących dokształcaniu osób dorosłych.	1. Pracownicy operatora (osoba upoważniona)2. Pracownicy właścicieli (posiadaczy) systemów informatycznych oraz właścicieli krytycznych obiektów informatycznych, a także organizacje wykonujące działalność licencjonowaną w zakresie ochrony technicznej i (lub) kryptograficznej informacji3. Inne osoby, co do których podjęto decyzję o zawarciu umowy o świadczenie odpowiednich usług.4. Osoby upoważnione do podpisania umowy.	Zgodnie z formą umowy zatwierdzoną rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych	5 lat (dokumenty dotyczące wyników monitorowania jakości kształcenia (testy, zadania, kwestionariusze, analizy itp.); 3 lata po zakończeniu umowy organy podatkowe przeprowadziły kontrolę przestrzegania przepisów podatkowych. Jeżeli organy podatkowe nie przeprowadziły kontroli przestrzegania przepisów podatkowych – 10 lat po zakończeniu umowy.
Świadczenie usług informacyjnych i doradczych.	1. Osoby upoważnione do podpisania umowy.2. Uczestnicy webinariów i/lub seminariów.3. Podmioty będące odbiorcami usług informacyjnych i doradczych.	Nazwisko, imię, nazwisko rodowe osoby, podpis osobisty, inne dane osobowe (jeśli są niezbędne).	1. W przypadku zawarcia umowy z osobą fizyczną – przetwarzanie na podstawie umowy z podmiotem danych osobowych	Po upływie 3 lat od wygaśnięcia umowy organy podatkowe przeprowadzają kontrolę przestrzegania przepisów podatkowych. Jeżeli organy podatkowe nie przeprowadzają kontroli przestrzegania przepisów podatkowych – 10 lat od wygaśnięcia umowy.
Zapewnienie bezpiecznych warunków przy organizacji procesu edukacyjnego.	Słuchacze.	Nazwisko, imię, patronimik lub inicjały osoby, podpis osobisty.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych	5 dni od daty ukończenia szkolenia.
Przeglądanie życiorysów (kwestionariuszy, CV, akt osobowych, podań, listów polecających itp.) kandydatów na wolne stanowiska.	Osoby, które przesłały swoje CV.	Dane osobowe zgodne z treścią życiorysu (kwestionariusze, autobiografie, dokumentacja kadrowa, podania, listy polecające itp.).	1. W przypadku przesyłania CV na adres e-mail Krajowego Centrum Ochrony Danych Osobowych – zgoda osoby, której dane dotyczą2. W przypadku przesłania (dostarczenia) CV w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego)3. W odniesieniu do danych osobowych, które zostały już wcześniej udostępnione	Nie dłużej niż 1 rok (w przypadku niezatrudnienia);1 miesiąc (w przypadku zatrudnienia).
Rejestracja (zatrudnienie) do pracy.	Osoby poszukujące pracy i członkowie ich rodzin.	Zgodnie z Kodeksem Pracy	Przetwarzanie danych osobowych przy nawiązywaniu stosunków pracy	Po zwolnieniu – 55 lat.
Zawarcie umowy cywilnoprawnej (umowy, umowy licencyjnej, umowy o przeniesienie praw wyłącznych, o odpłatne świadczenie usług itp.) z osobą fizyczną.	Osoby, z którymi została zawarta umowa cywilnoprawna.	Nazwisko, imię, nazwisko rodowe, dane rachunku bankowego, numer telefonu, inne dane zgodnie z warunkami umowy (jeśli to konieczne).	Przetwarzanie na podstawie umowy z podmiotem danych osobowych	Po upływie 3 lat od wygaśnięcia umowy organy podatkowe przeprowadzają kontrolę przestrzegania przepisów podatkowych. Jeżeli organy podatkowe nie przeprowadzają kontroli przestrzegania przepisów podatkowych – 10 lat od wygaśnięcia umowy.
Zawieranie i wykonywanie umów cywilnoprawnych (np. umów o odpłatne świadczenie usług, dostawę, kupno-sprzedaż itp.).	Osoby upoważnione do podpisania umowy.	Nazwisko, imię, patronimik lub inicjały osoby,stanowisko osoby podpisującej umowę, inne informacje zgodne z warunkami umowy (jeśli to konieczne).	1. W przypadku zawarcia umowy z osobą fizyczną – przetwarzanie na podstawie umowy z podmiotem danych osobowych2. W przypadku zawarcia umowy z osobą prawną przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych.	Po upływie 3 lat od wygaśnięcia umowy organy podatkowe przeprowadzają kontrolę przestrzegania przepisów podatkowych. Jeżeli organy podatkowe nie przeprowadzają kontroli przestrzegania przepisów podatkowych – 10 lat od wygaśnięcia umowy.
Zamieszczanie informacji o działalności „INSTUTATU PSYCHOTERAPII I KONSULTINGU” na oficjalnej stronie internetowej. W sieciach społecznościowych i komunikatorach.	Osoby biorące udział w wydarzeniach Krajowego Centrum Ochrony Danych Osobowych.	Wizerunek osoby, której dotyczą dane osobowe; nazwisko, imię, imię patronimiczne; stanowisko; inne informacje.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) określonych w aktach prawnych; Jeżeli podmiot danych osobowych jest głównym obiektem zamieszczonej informacji (filmowania) – przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody podmiotu danych osobowych.	przed przekazaniem kopii archiwalnej serwisu do archiwum Krajowego Centrum Ochrony Danych Osobowych; przed publikacją w mediach społecznościowych i komunikatorach internetowych.
Księgowość i sprawozdawczość, w tym prowadzenie ewidencji, ksiąg kasowych, rejestrów przychodzących i wychodzących zleceń kasowych itp.	Inne osoby, których dane osobowe znajdują się w dokumentach.	Nazwisko, imię, imię patronimiczne lub inicjały osoby, stanowisko osoby, inne informacje.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych	Stale
Identyfikowanie i aktualizowanie listy podmiotów stowarzyszonych	Partnerzy	Nazwisko, imię, nazwisko rodowe, dane paszportowe, inne informacje.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych	10 lat po likwidacji organizacji.
Przygotowywanie i przeprowadzanie walnych zgromadzeń uczestników spółek	Uczestnicy, przedstawiciele uczestników.	Nazwisko, imię, nazwisko rodowe, dane zawarte w pełnomocnictwie (jeżeli pełnomocnik działa na podstawie pełnomocnictwa), inne dane.	Przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązków (uprawnień) przewidzianych w aktach prawnych.	10 lat po likwidacji organizacji.